En la escuela aprendemos bastante acerca de lenguaje y matemática: en lenguaje, aprendemos cómo poner palabras en oraciones e historias, y en matemática, aprendemos a encontrarle el sentido a los números, sin embargo es bastante raro que estos dos campos se combinen: nadie nos enseña a contar historias con números. Actualmente, la tecnología nos brinda cada vez más grandes cantidades de datos y, junto con esto, nos plantea la exigencia de comunicar los descubrimientos que realizamos en estos datos para poder entenderlos, por ello, la capacidad de encontrar la más adecuada visualización para estos datos es vital para convertirlos en información y usarlos para tomar decisiones.

Muchas veces, los profesionales mencionan en su hoja de vida, su proficiencia en herramientas de ofimática, sin embargo, esto es lo mínimo deseable para cualquier empleador y ya no es diferencial para competir. De la misma manera, poner unos cuantos -o muchos- datos en una hoja de cálculo o en una presentación, implica para algunos que la visualización termina allí, cuando lo que muchas veces ocasiona es que la historia detrás de los datos sea difícil o imposible de entender. Y sí, efectivamente, hay una historia detrás de los datos pero las herramientas no la conocen, pues aquí es donde se distingue la capacidad de un profesional de traer la historia a contexto con la visualización adecuada. Esta, es la capacidad de contar historias con datos, o storytelling con datos.

La importancia del contexto:

Para empezar a entender la importancia del contexto, es necesario diferenciar entre el análisis exploratorio de los datos y el análisis explicativo de los datos. El análisis exploratorio es lo que hacemos para familiarizarnos con los datos, para esto podemos empezar con una pregunta o hipótesis para lograr entender qué puede ser interesante acerca de estos. En resumen, es la capacidad de convertir una gran cantidad de datos en uno o unos cuantos descubrimientos. Por otro lado, el análisis explicativo es lo que hacemos cuando ya hemos decidido qué descubrimientos vamos mostrar a nuestra audiencia, es decir centrarnos en el qué datos vamos a mostrar, a quién se los vamos a mostrar y cómo los vamos a mostrar. Esta parte es donde específicamente se centra la capacidad de contar historias con datos.

Para esto, empezaremos con un ejemplo: el jefe de un área de mesa de ayuda, ha tenido muchos problemas durante toda la mitad del año 2016, debido a que en el mes de mayo de 2016, dos miembros de su equipo renunciaron y desde ese momento su área no ha podido satisfacer la demanda de atención y, por ende, su calidad de servicio ha disminuido de manera crítica. Este jefe tiene los datos de atención de todo el año y va a mostrarlo al comité de productividad de su empresa, que son los encargados de aprobar las contrataciones de personal necesarias para cada departamento, pues necesita que el comité apruebe la contratación de dos nuevos miembros para su equipo. Finalmente, los datos a disposición son muchos pero únicamente necesita mostrar aquellos que ilustran la diferencia entre la demanda de atención y la poca capacidad de satisfacer dicha demanda partir de mayo de 2016. En este punto es importante recalcar un error muy común: decidir qué datos mostrar y, más aún, qué enfatizar.

Así como un museo es valioso no por las obras que muestra sino por las obras que no muestra -de lo contrario sería un almacén y no un museo-, una presentación debe ser valiosa por la selección de datos que incluye y, sobre todo, por lo tuvo que dejar de lado para armar dicha selección. En resumen, el contexto de este caso sería el siguiente:

• ¿QUIÉN?:
  El comité de productividad de la empresa encargado de aprobar las contrataciones de personal para cada departamento.
• ¿QUÉ?:
  Enfatizar la necesidad de aprobación por parte del comité para la contratación de dos nuevos integrantes para su equipo.
• ¿CÓMO?:
  Mostrando los datos que ilustran la diferencia desde mayo de 2016 entre los tickets presentados y los tickets atendidos debido a la renuncia de dos integrantes de su equipo, poniendo énfasis tanto en el punto de quiebre en la diferencia desde dicha fecha.

Escoger una visualización adecuada:

Otro de los mayores errores que los profesionales cometen, es la mala elección de la visualización de datos. En la siguiente imagen, si pidiera buscar la cantidad de veces que aparece el número 3, probablemente me tardaría 15 a 20 segundos explorando la imagen.

Sin embargo, en la siguiente imagen, la misma búsqueda puede tomar 3 segundos como máximo y, probablemente, la mitad de esfuerzo. La razón es simple: hemos enfatizado la parte a la que quiero que mi audiencia preste mi atención, mediante el uso de negritas. De la misma manera, también hubiera sido válido el uso de color y elementos visuales adicionales.

En la siguiente imagen, podemos ver un típico gráfico de barras, donde se muestra la información descrita en el caso anterior que presenta los tickets recibidos y los tickets atendidos cada mes por el departamento de mesa de ayuda durante el año 2016. A primera vista, no es fácil reconocer el objetivo del gráfico, aunque después de unos segundos, es posible ver que la diferencia entre los tickets atendidos y los tickets recibidos se incrementa a partir de la mitad del año. Si bien se requiere observar bien el gráfico para descubrir esto, la razón de esta diferencia se desconoce por completo.

En esta imagen, usando los mismos datos pero con una visualización distinta, se muestra en un gráfico de líneas, la diferencia entre los tickets de atención recibidos y los tickets atendidos durante todo el año 2016, con una ayuda visual –barra vertical– que enfatiza la diferencia desde mayo de 2016 y añade una pequeña leyenda para indicar que dicha diferencia se debe a la renuncia de dos integrantes y, adicionalmente con mayor énfasis, una llamada a la acción; la necesidad de contratar a dos nuevos miembros para el departamento de mesa de ayuda.

Como conclusión, los dos puntos iniciales a tener en cuenta para empezar a contar una historia es empezar definiendo el contexto: tanto con el análisis exploratorio –qué quiero encontrar– como con el análisis explicativo –contar la historia–, que, a su vez, requiere definir tres aspectos importantes: quién es mi audiencia, qué les quiero decir y cómo lo voy a hacer. Posteriormente, es necesario elegir la correcta visualización para los datos así como enfatizar las partes del mensaje que deseo comunicar a mi audiencia. En siguientes artículos abordaré los factores adicionales que también son importantes para contar historias con datos. Asimismo, no puedo dejar de recomendar el excelente libro ¨Storytelling with Data¨ de Cole Nussbaumer, del cual aprendí y obtuve las imágenes para elaborar el tema sobre el cual trata este artículo.